Organizujesz długo planowany event. Masz wszystko dopięte na ostatni guzik. Zaprosił_ś gości, zarezerwował_ś miejsce, zdabał_ś o dekoracje, a nagle podwykonawca – czy to firma cateringowa, DJ czy dostawca sprzętu – dzwoni i mówi, że nie może zrealizować swojej usługi. Bez podania powodu, bez ostrzeżenia. Brzmi jak koszmar? Niestety, takie sytuacje się zdarzają. Co więc wtedy zrobić? Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby wyjść z tego obronną ręką.
Skontaktuj się z podwykonawcą
Spróbuj nawiązać kontakt z podwykonawcą i dowiedzieć się, dlaczego usługa została odwołana. Może uda się znaleźć rozwiązanie, które zadowoli obie strony – na przykład znalezienie zastępstwa w ich ramach czy inna forma rekompensaty. Często otwarta i szczera rozmowa może pomóc w wyjaśnieniu nieporozumień i znalezieniu wspólnego rozwiązania.
Znajdź alternatywne rozwiązanie
Czas jest najważniejszy, więc nie trać go na zbędne rozważania. Szybko zacznij szukać alternatywnych podwykonawców. Skorzystaj z poleceń znajomych, przeszukaj fora branżowe, grupy na Facebooku czy inne media społecznościowe. Zadzwoń do lokalnych firm i zapytaj, czy mogą pomóc w trybie awaryjnym. Warto również mieć listę rezerwowych podwykonawców, z którymi wcześniej nawiązałeś kontakt i ustaliłeś możliwość współpracy w razie nagłej potrzeby. Dobrym rozwiązaniem na szybkie znalezienie zastępczego usługodawcy będzie także wejście na nasz Katalog Firm. W nim bez problemu wyszukasz podwykonawcę pasującego do Twoich potrzeb. Dotrzesz tam, klikając w ten LINK.
Rozważ plan B
Jeśli masz bardzo ograniczony czas i nie możesz znaleźć zastępstwa, zastanów się, jak można przeorganizować event, aby zminimalizować straty. Właśnie w takich sytuacjach pomaga plan B, który jest tworzony z myślą o zapobieganiu nagłym kryzysom. Bywa jednak, że takiego planu się nie stworzyło. W takim wypadku trzeba improwizować. Może warto zmienić menu na bardziej minimalistyczne, znaleźć DJ-a zamiast zespołu na żywo, lub po prostu skupić się na innych atrakcjach, które są już gotowe. Pamiętaj, że elastyczność i kreatywność są niezbędne w sytuacjach kryzysowych.
Sprawdź umowę
Przede wszystkim, jeśli miałeś podpisaną umowę z podwykonawcą, teraz jest czas, żeby dokładnie ją przeczytać (chociaż zalecamy robić to w momencie podpisywania). W umowie powinny być zawarte klauzule dotyczące anulowania usługi. Szukaj informacji na temat kar umownych, odpowiedzialności za niewykonanie zlecenia oraz terminów, w których podwykonawca mógł odwołać usługę bez konsekwencji. Pamiętaj, że zgodnie z polskim prawem strona, która nie wykonała zobowiązania, jest zobowiązana do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Ucz się na przyszłość
Każda trudna sytuacja to cenna lekcja. Po zakończeniu eventu przeanalizuj, co poszło nie tak i jak możesz się zabezpieczyć na przyszłość. Może warto wprowadzić bardziej szczegółowe zapisy w umowach, nawiązać długoterminowe relacje z zaufanymi podwykonawcami czy też zawsze mieć plan awaryjny.
Podsumowanie
Choć odwołanie usługi przez podwykonawcę tuż przed eventem jest sytuacją stresującą, zachowanie spokoju i podjęcie szybkich, zdecydowanych działań może pomóc w zminimalizowaniu negatywnych skutków. Wykorzystaj dostępne narzędzia prawne, szukaj alternatyw i ucz się na przyszłość, aby być lepiej przygotowanym na takie niespodzianki.
